ارسل أيميلك بطريقة مُتقنة!

بعض عادات إرسال الإيميل، أو ما يعرف بمراسلات الأعمال، يجب أن يعرفها الجميع:

1. حاول أن تستعمل عنوان واضح ومباشر: أغلب الأحيان فإن مستلم البريد يُقرر قراءة البريد أو لا اعتمادا على العنوان، فمثلا:

(Instead of (I need your help
(Write (I have a question on your last presentation

2. استعمل عناوين رسمية أو عملية: عناوين مثل nightlover@yahoo.com وغيرها غير مفضلة ويفضل أن تستعمل عنوان يحتوي على اسمك على الأقل.

3. فكر مرتين قبل أن تضغط Reply to all: تجنب استعمالها الا إذا كان كل الأشخاص في هذه القائمة يجب أن يحصلوا على نسخة من الرسالة.

4. استعمل التحية الرسمية: تجنب استعمال Hey, Yo, Hi Folks واستعمل بدلا Hi, Hello ومثلا لا تستعمل Hi Mike بدلا من Hi Michle الا إذا كنت متاكدًا إنه يفضل أن ينادى بالأولى.

5. استعمل علامات التعجب باعتدال: في كثير من الأحيان نندفع ونكتب أكثر من !!!! تجنب استعمالها بكثرة.

6. اجعل رسالتك سهلة القراءة: استعمل التنقيط واستعمل الفقرات في التعداد لكي تسهل على القارئ تتبع المعلومات.

7. اقرأ رسالتك وتاكد إن لهجتها ليست قاسية وتجنب بعض الكلمات Faillure, Wrong, neglected..etc

8. هناك اشخاص من ثقافات مختلفة ويتحدثون ويكتبون بشكل مختلف: عدم الفهم ممكن أن يحصل بسهولة لهذا السبب. الثقافات مثل (العربية، اليابانية، الصينية) يريدوا أن يعرفوك قبل العمل معك لذلك قد تجد رسائل شخص ينتمي إلى هذه الثقافات شخصية نوعا بينما (أميركا، المانيا، اسكندنافيا) يفضلون أن يتكلموا في موضوع العمل مباشرة.

9. احذر المزاح: من السهل جدا أن يفهم المزاح خطأ، لذلك في المراسلات الرسمية حاول أن تتجنبه وما تجده مضحكا قد لا يجده غيرك مضحكا.

10. حاول ان تجيب على بريدك الألكتروني، حتى لو لم يكن موجها لك: حتى لو تم الإرسال لك بالخطأ حاول الإجابة، لان الشخص الذي أُرسل البريد ينتظر اجابة، كمثال:

“I know you’re very busy, but I don’t think you meant to send this email to me. And I wanted to let you know so you can send it to the correct person.”

11. اعد قراءة كل رسالة: قد يتم الحكم عليك من خلال أخطاءك الإملائية، حاول إعادة قراءة الرسالة وبصوت مسموع ولا تعتمد على المصحح الإملائي، لأن التصحيحات قد تكون كارثية بعض الأحيان، مثال:

“One supervisor intended to write ‘Sorry for the inconvenience,'” Pachter says. “But he relied on his spell-check and ended up writing ‘Sorry for the incontinence.'”

12. تعامل مع تنسيقات النص بحذر: قد تود أحيانا إلى تغيير نسق الخط، جعله مائلا، غامقا، تحته خط..لا تفعل!..لانها تسبب إزعاج للقاريء مالم يكن لها سبب.

13. اضف عناوين المرسل اليهم في آخر خطوة: بالتاكيد لا تريد أن ترسل بريدك بالخطأ قبل أن تنتهي من كتابته والتاكد منه.

14. تاكد أكثر من مرة انك اخترت العناوين الصحيحة.

 

المصدر: هنا